Documentos automatizados para gestión comercial

Un primer paso hacia la transformación digital

Imagina un proceso digital que permita generar órdenes de compra, presupuestos o partes de trabajo de forma online. Y que este proceso, además, permitiera enviar por correo electrónico una copia en PDF de estos documentos automatizados a quien se estime oportuno: cliente, responsable, proveedor o incluso al propio usuario.

A estas alturas pensarás que no te descubrimos nada nuevo, ya que este proceso del que te hablamos lo has visto funcionar en muchos de los CRM y ERP existentes en el mercado. El problema es que, si solamente necesitas cubrir la necesidad concreta de generar digitalmente documentos como órdenes de compra, presupuestos u otros formularios similares, estas herramientas SaaS se exceden en cuanto a funcionalidad, implantación y precio.

¿Y si te dijéramos que puedes implantar rápidamente y casi sin coste esta utilidad de generación de documentos automatizados? La idea empezará a sonar mucho mejor, ¿a que sí?

Estos procesos online son los que podrían perfectamente integrarse en los primeros pasos del camino que tu empresa ha de recorrer, irremediablemente, hacia la tan deseada y nombrada transformación digital.

Sistema de generación digital de documentos automatizados

Con este sistema online de bajo coste y fácil implantación, tu empresa podrá digitalizar el proceso de cumplimentar y almacenar cualquier tipo de formulario de uso habitual: parte de trabajo, presupuesto, orden de compra, etc.

El sistema permite su uso de forma remota y sobre cualquier tipo de pantalla: smartphone, tablet y ordenador. Solamente se requiere una conexión activa a internet.

Este sistema almacenará, en un repositorio en la nube, una copia en PDF de cada documento generado que podrá ser consultado en cualquier momento por el equipo de la empresa acreditado para tal fin.

Además, el usuario podrá remitir una copia PDF por correo electrónico a quien quiera: cliente, proveedor, superior jerárquico de la empresa o incluso a sí mismo.

Características principales de la generación de documentos automatizados

• Uso basado en navegador (principalmente sobre Chrome, Firefox o Safari aunque también se puede usar en las versiones últimas de Explorer)
• Sistema generado a través de utilidades Google Drive
• Si en la empresa existe un perfil que disponga de conocimientos medios de Google Drive, podrás implantarlo sin ayuda externa
• Genera una carpeta compartida que almacena todos los documentos generados
• Mantiene un registro, a través de Google Sheet, de todos los documentos generados
• Fácil y rápida puesta en marcha
• Bajos costes de integración
• Suave curva de aprendizaje
• Genera documentos PDF con formato oficial y corporativo a través de plantillas pre-formateadas

Las plantillas pre-formateadas

El sistema permite generar un repositorio online de plantillas pre-formateadas a disposición del personal de la empresa acreditado para su uso. El comercial podrá acceder a la web corporativa de la empresa para elegir plantillas de presupuestos, órdenes de compra, pedidos, parte de trabajo, etc. Estas plantillas pueden mantener el aspecto de cualquier otro documento corporativo e incluso pueden actualizarse con facilidad, solamente deberemos subir la nueva versión y en ese mismo momento estará disponible para el personal de la empresa.

Tres casos prácticos de generación online de documentos automatizados

Después de poner en contexto las excelencias de este sistema casi gratuito, es hora de que nos podamos hacernos una idea concreta de cómo nos puede ayudar. Para ello vamos a describir tres casos muy comunes en donde se utiliza a diario la generación de documentos:

• Caso 1. Presupuesto: Supongamos que disponemos de una pequeña empresa de instalación y reparación de persianas. Cada uno de nuestros técnicos, al llegar al domicilio del cliente y tras evaluar el trabajo a realizar, podrá rellenar en su smartphone o tablet un presupuesto online. Esta elaboración se realizará de forma muy detallada evitando interpretaciones erróneas provocadas por la escritura manual. El técnico que genere dicho presupuesto, podrá enviarlo al instante al correo electrónico del cliente y, a su vez, se almacenará una copia del documento en la carpeta de presupuestos que comparten todos los técnicos dentro de un recurso solamente accesible por el personal de la empresa. Estos presupuestos quedarán grabados con un código único, indicándose también el técnico que lo ha generado y en qué fecha. De cara al cliente, este sistema es mucho más rápido y transparente. Y de cara a la empresa, se evita el uso de papel además de incrementar el control de los presupuestos generados.
• Caso 2. Proceso informado: Tenemos una clínica veterinaria que realiza visitas a domicilio en caso de urgencia. Al llegar al domicilio, nos encontramos que la mascota de nuestro cliente requiere una intervención rápida y urgente que le libre de complicaciones sanitarias. Los riesgos, contraindicaciones y beneficios de esta intervención se han de informar al cliente de forma clara e inequívoca. En este caso, a través de tablet, móvil u ordenador portátil, el veterinario podrá elegir mediante varias plantillas disponibles el proceso informado a cumplimentar para poder ser remitido al correo electrónico del cliente junto con los datos identificativos de la mascota así como los datos personales del propio cliente. En menos de 5 minutos, podremos hacer llegar al cliente el consentimiento informado y comenzar la intervención sin mayor demora.
• Caso 3. Parte de dedicación: al terminar su jornada laboral los comerciales de la empresa podrán cumplimentar en su móvil un parte de dedicación online donde plasmarán todos los detalles referentes a las tareas realizadas. Una vez remitido a la empresa de forma online, el comercial podrá remitirse a sí mismo un correo electrónico con una copia del parte de trabajo previamente cumplimentado. Esta copia le servirá para su propio control.

Estos son tres de los casos más típicos en los que se suele usar este sistema, pero hay muchas aplicaciones prácticas, tantas como procesos de cumplimentado de datos pueda tener tu empresa: confirmación de cita previa, listado de compra, reserva de pedido, configurador de pedido, formulario de control COVID, albarán rápido, diplomas de asistencia, etc.

Garantía de sistema

El sistema es seguro y robusto. Disponible en todo momento (siempre y cuando se disponga de una conexión a internet). La seguridad del sistema no lo garantiza ninguna empresa desarrolladora. Es mucho más simple y seguro que todo eso. La seguridad la garantiza la plataforma donde se desarrolla esta utilidad: Google Drive, la suite de utilidades ofimáticas en la nube que Google pone a disposición de cualquier usuario de forma gratuita.

Pasos y utilidades que necesito para desarrollar un sistema de cumplimentado de impresos online

Para poner en marcha tu sistema de rellenado online de documentos, en realidad no necesitas ni muchos conocimientos técnicos ni demasiadas herramientas online (y las que necesitas son gratuitas).

Te dejamos los pasos a dar y las herramientas necesarias:

1. Definir los documentos que quieres digitalizar.
2. Definir los campos que quieres que se personalicen en cada documento.
3. Definir en tu espacio Google Drive las carpetas donde desees que se vuelque la información generada (por ejemplo podrás crear una carpeta de “Presupuestos”)
4. Generar las plantillas PDF de los documentos teniendo en cuenta los campos que previamente has definido. También deberás incluir aquellos elementos que siempre han de salir: Logotipo de la empresa, datos fiscales o comerciales, pie de página etc. Te recomendamos que diseñes unas plantillas bien chulas, lo puedes hacer en word o cualquier otro programa que consideres.
5. Generar los formularios Google Drive que te servirán como soporte a cumplimentar. Incluye secuencialmente los datos a cumplimentar. En este paso no dudes en añadir una contraseña previa como sistema de seguridad adicional para que tus formularios no puedan ser visualizados por nadie más que por el personal que hayas acreditado.
6. Descarga la extensión para Google Chrome llamada Autocrat Extension. Esta extensión es la verdadera clave del sistema. Te permitirá machear los formularios con las plantillas PDF. Podrás encontrar diferentes tutoriales en YouTube de cómo se usa esta sencilla aplicación.
7. Con el paso anterior ya quedaría desarrollado tu sistema online de generación de PDFs aunque te recomendamos que vayas poco a poco en la implantación de modelos y plantillas. Comienza con un par de documentos (por ejemplo presupuestos y partes de trabajo). Durante unos días realiza un testeo entre el personal de tu empresa ya que en muchos de los casos, las plantillas y los formularios han de ajustarse en función de los comentarios que tus propios usuarios aportan.
8. Como último paso, y para facilitar el acceso a las diferentes plantillas, podrán incluir un listado de plantillas disponibles en tu intranet, área privada o en la web corporativa. Por experiencia te decimos que este detalle facilita mucho el uso de las plantillas por parte del personal “en movilidad”.

En resumen sobre las documentos automatizados

Has podido leer en detalle las características y bondades de este sistema y lo mejor de todo es que no es una solución comercial que ninguna empresa externa te quiera vender. Es una utilidad que las pequeñas empresas podrán implantar fácilmente sin ayuda externa, ni siquiera de nosotros. Es cierto que tenemos experiencia y hemos desarrollado varios de estos sistemas pero, como te decimos, tampoco es necesaria la ayuda de una empresa integradora.

¡Animo! aplícate el famoso DIY de los americanos y ponte ya manos a la obra. Es una utilidad que seguro te hace la vida más fácil y te muestra, pequeño saltamontes, el camino hacia una transformación digital más completa.